Tipps zur Eindämmung der E-Mail-Flut
Im Jahr 2022 wurden schätzungsweise täglich über 333 Milliarden E-Mails versendet.[1] Dabei wird geschätzt, dass eine E-Mail zwischen 0,03 g und 26 g CO2eq* verursacht – je nachdem wie viele Personen sie erhalten und wie lang der Text ist.[2] Bei E-Mails mit großen Anhängen können es auch schnell 50 g CO2eq werden.[3] Zudem belastet der E-Mail-Verkehr auch unsere mentale Gesundheit und unsere Produktivität.
Es lohnt sich also, unnötigen E-Mail-Verkehr zu vermeiden und sich von alten E-Mails zu trennen!
Postfach aufräumen:
Verschaffen Sie sich einen Überblick den verwendeten Speicherplatz Ihrer Postfächer und lokalisieren Sie besonders große Ordner.
Anleitung
Kümmern Sie sich nun um die „Schwergewichte“ – das sind in der Regel E-Mails mit Anhängen. Lassen Sie sich die E-Mails nach ihrer Größe anzeigen und prüfen Sie besonders große Mails. Wenn Sie diese nicht mehr benötigen, löschen Sie sie. Denken Sie auch daran, unter den gesendeten E-Mails nachzuschauen.
Verwenden Sie den gleichen Suchmechanismus und suchen Sie jetzt nach E-Mails, die älter als zwei Jahre sind. [Bitte beachten Sie aber ggf. bestehende rechtliche Speicherfristen]. Entscheiden Sie, welche von diesen tatsächlich noch benötigt werden. Alle anderen können gelöscht werden.
Löschen Sie alte Newsletter- und Social-Media-Mitteilungen, Kalendereinladungen, Erinnerungen und Abwesenheitsnotizen, die Sie nicht mehr benötigen. Sie können die Schlagwortsuche nutzen, um nach bestimmten Absender*innen, Betreffen und Nachrichten zu suchen.
Im Entwurf-Ordner liegen oftmals vergessene, unvollständige Nachrichten, die gelöscht werden können.
Weitere Tipps für weniger Mails
Werden Sie aktiv und verringern Sie Ihre überflüssige Datenhaltung!
Ein aufgeräumtes Postfach entlastet darüber hinaus auch mental:
Es ist wie ein aufgeräumter Schreibtisch: Sie behalten den Überblick und finden leichter, wonach Sie suchen!
Melden Sie sich von nicht mehr benötigten Newslettern ab.
Diese Abmeldeoption findet sich meist am Ende jeder Newsletter-E-Mail.
Seien Sie ein Vorbild in Ihrer E-Mail-Kommunikation:
- Prüfen Sie die Relevanz Ihrer Adressat*innen! Müssen wirklich alle Personen im CC die Mail erhalten?
- Senden Sie Verläufe nur mit, wenn es sinnvoll ist.
- Teilen Sie Dateien, wenn möglich, über Cloud-Services wie Sciebo, statt große Anhänge zu verschicken. So hat jede Person Zugriff auf dieselbe Version und es können auch große Dateien problemlos geteilt werden. Müssen Dateien doch per E-Mail geteilt werden, nutzen Sie die Komprimieren-Funktion in Windows und MacOS, um ihre Größe zu reduzieren.
Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an, um einen besseren Überblick zu erlangen und zu behalten.
WICHTIG: Wenn Nachrichten in den Papierkorb verschoben werden, werden sie NICHT endgültig gelöscht und verbrauchen nach wie vor Speicherplatz. Daher ist es wichtig, den Papierkorb anschließend zu leeren, um die E-Mail endgültig zu löschen.
Postfachgröße anzeigen lassen (Outlook)
- Um die Größe Ihres Postfachs anzuzeigen, klicken Sie in der Ansicht E-Mail auf Ihr Konto.
- Klicken Sie auf Ordner > Ordnereigenschaften.
- Klicken Sie unten im Bereich auf Ordnergröße.
- Die Größe des Postfachs und eines jeden Unterordners werden in Kilobyte (KB) angegeben.
E-Mails nach ihrer Größe anzeigen lassen (Outlook)
- Es ist möglich, die E-Mails im Postfach nach verschiedenen Kriterien zu filtern und sortieren.
- Um sie der Größe nach anzuordnen, klicken Sie oben im Posteingang auf “nach Datum” (die wahrscheinlich aktuelle Voreinstellung) und wählen Sie “Größe” aus.
- Die Sortierung wird angepasst und die Mails werden Ihnen in verschiedenen Kategorien (z.B. “Enorm groß (> 25 MB)”, “Sehr groß (10-25 MB)”) angezeigt.
* CO2eq. beschreibt CO2-Äquivalente. Es gibt verschiedene Treibhausgase, die unterschiedlich starke Klimawirkungen haben. Um sie in einem Wert zusammenfassen zu können, wird angegeben, in welchem Maße sie über einen festgelegten Zeitraum (meistens 100 Jahre) verglichen mit derselben Menge Kohlenstoffdioxid (CO2) zum Treibhauseffekt und damit zur globalen Erderwärmung beitragen.
Quellen
1. The Radicati Group, Inc. (2021). Email Statistics Report, 2021-2025.
Quelle (02.07.2023)
2. Carbon Literacy Project (2022). The Carbon Cost of an Email: Update!
Quelle (21.07.2023)
3. MDR Brisant (2023). Umweltsünde? Weshalb sind E-Mails schädlich fürs Klima?
Quelle (21.07.2023)
4. Welledits, V. et al. (2020). Methoden und Empfehlungen für einen gesunden Einsatz von Technologien. Springer Fachmedien.
Quelle (15.05.2024)
