Rechtzeitig zum Bewerbungsstart für das Sommersemester 2019, am 1. Dezember 2018, war es fertig und einsatzbereit: Das „HISinONE Modul APP Bewerbung und Zulassung“ ist ein wichtiger Baustein im Campus-Managementsystem (CaMS) der Hochschule.
Das Campus-Managementsystem wird seit 2016 sukzessiv in vier Modulen, die den Student-Lifecycle abbilden und deren Funktionen über die Verwaltung der studentischen Daten, das Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement bis zur Alumni-Begleitung reichen, dem spezifischen Bedarf der Hochschule gemäß entwickelt. Basis ist „HISinOne“, ein technisch und funktional integriertes, webbasiertes Hochschulmanagementsystem für sämtliche Prozesse und Strukturen an Hochschulen.
Die Basismodule stellt die HIS eG zur Verfügung, die konkreten Anpassungen an die Erfordernisse der Hochschule Bochum erfolgen gemeinsam in enger Absprache mit der Campus IT und dem Studierendenservice.
Die Softwareumgebung „APP Bewerbung und Zulassung“ ist Ergebnis eines anspruchsvollen Entwicklungsprozesses. Er begann bereits vor 2016 mit der Erstellung eines Anforderungskataloges und wurde 2017 mit zahlreichen Fachworkshops fortgesetzt. Im Januar 2018 wurde dann beschlossen, die Realisierung des Moduls vorzuziehen, damit sie für das aktuelle Bewerbungsverfahren zum Sommersemester 2019 eingesetzt werden kann.
Um dieses Ziel zu erreichen wurde eigens ein Arbeitsteam zusammengestellt, das für die Dauer des Projektes von den sonstigen Dienstaufgaben freigestellt wurde. Zu diesem des Kernteam gehörten Meike Katthöfer, Anke Stichlmair sowie Maidi Wigchers (Teilprojektleiterin) vom Studierendenservice und Oliver Gall sowie Fabian Roos, der im Oktober von Rebecca Schoon abgelöst wurde, von der Campus IT. Sie leisteten eine eindrucksvolle Arbeit, trafen sich ab April wöchentlich zur Abstimmung der Aufgaben und nahmen zusätzlich an Schulungen bei der HIS in Hannover sowie inhouse an Fach- und Konfigurationsworkshops teil. So kamen bei der Campus IT insgesamt 250 Personentage zusammen und Martina Hoffmann, die Leiterin des Studierendenservice, konnte 300 Personen-Arbeitstage festhalten. „Die dezernatsübergreifende Zusammenarbeit hat hervorragend funktioniert“ freut sie sich. „Dass es möglich war pünktlich mit dem neuen System zu starten lag sicher auch an dem großen Engagement, mit dem die Kolleginnen und Kollegen bei der Sache waren und sich gegenseitig motiviert und unterstützt haben.“
Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Seit 1. Dezember können Studieninteressierte sich für den Sommersemester-Studienstart bewerben. Die Bewerbung wird durch selbsterklärende Webformulare für die zukünftigen Studierenden einfacher und komfortabler und kann neuerdings auch von mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablet-PCs gesendet werden. Durch den Upload von Dokumenten ist erstmals eine komplett papierlose Bewerbung möglich.
Das neue Portal bietet den Bewerberinnen und Bewerbern die Möglichkeit, jederzeit online über den Fortschritt des Zulassungsverfahrens auf dem Laufenden zu bleiben. Und sobald sich der Status der Bewerbung ändert, wird eine automatisierte E-Mail verschickt.
Ein weiterer großer Fortschritt ist die Erweiterung der Funktionen um die Möglichkeit zur Online-Immatrikulation, die es vorher noch nicht an der Hochschule gab. Und das neue Bewerbungsportal bietet auch für die Sachbearbeiterinnen neue komfortable Funktionen und erleichtert die Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern: Sie können jetzt zum Bespiel ausländische Noten direkt umrechnen oder aus dem System heraus Bescheide erstellen.